Työmaamuuttoa, osa 2

Jos tosiaan päädytte muuttamaan työmaatanne, olkaa viisaampia kuin eräät.

1) Muuttovastaava.
Kaikenlaista tuskaa ja ahdistusta vähentää huomattavasti, jos muutolle on etukäteen nimetty yksi vastuuhenkilö, jolla on kaikki langat käsissään. Ao. henkilön ei tarvitse tehdä kaikkea itse, vaan hänellä on hyvä olla myös valta delegoida hommia. Ja tämä valta pitää tehdä kaikille tiettäväksi. Kyseisen henkilön virkatöitä voisi karsia/ delegoida muualle ainakin muutamaksi hektisimmäksi viikoksi. P-mäisin versio on se, että jonkun on vain otettava vastuu, kun se ei kenellekään muullekaan kelpaa. Tästä tulee turhaa närää ja kärinää.

2) Yhteistyö ja viestintä yksikköjen välillä.
Pyytäkää, että tietohallinnon pomo ja kiinteistöasioiden pomo nimeäisivät muutosta vastaavat tietohallinnon henkilön ja vahtimestarin, joihin tuo yksi muuttovastaava voi olla yhteydessä. Näin vältytään kymmeniltä puheluilta ja enminämitääntiedä ja eitäämullekuulu -kommenteilta. Ja hyvällä tuurilla saadaan kirjastoon hoidettua ajoissa ne tietokoneet, mitä sinne oli suunniteltu, ja oikeanlaiset muuttoautot oikeina päivinä oikeaan paikkaan.

3) Muuttopalaverit.
Pitäkää etukäteen riittävästi muuttopalavereita, joissa muuttovastaava johtaa puhetta. Ainakin joissakin palavereissa on hyvä olla mukana vahtimestarien ja tietohallinnon edustajat. Älkää kasatko liikaa asioita samaan palaveriin. Käykää palaverissa läpi vain ne asiat, jotka koskevat kaikkia palaveriin tulijoita. Jos on tarkoitus puhua pakkausjärjestyksestä ja muuttoaikataulusta vahtimestarien kanssa, älkää alkako mäkättää sossutilaan tulevista tarjottimista. Puheenjohtaja todella johtaa puhetta, eli estää turhiin lillukanvarsiin takertumisen.

4) Työnjako.
Työnjako on hyvä puhua auki. Se, joka selvittää kuka menee minäkin päivänä mihinkin tai millainen ohje hyllyttäjille tehdään, ei sillä sekunnilla ehdi raahaamaan lamppua laatikkoon, mutta ei siitä huolimatta suinkaan laiskottele.

5) Ymmärrystä, ymmärrystä, ymmärrystä.
Muutto on aina vähintään pieni stressi. Kaikkien pitäisi ottaa hommasta vastuu, ja yrittää pitää pahimmat mölyt mahassaan. Sen sijaan, että etsitään syyllisiä jonkun mentyä pieleen, pitäisi keskittyä ao. ongelman ratkaisuun.

Toisinkin voi tietysti tehdä, eli jättää vastuut jakamatta ja olla johtamatta koko hommaa. Siinä on vain se riski, ettei muuton jälkeen enää ole kukaan järjissään/ puheväleissä. Varsinkin jos asiaa ei pureta millään lailla.